Fattura Elettronica - StudioBoost

Cos’è la Fattura Elettronica?

La fattura elettronica non è altro che la normalissima fattura a cui siamo da sempre abituati, salvata in un particolare formato digitale che permette l’emissione, trasmissione e conservazione delle fatture eliminando per sempre il supporto cartaceo e tutti i relativi costi di stampa spedizione e conservazione.

Il nuovo formato in cui le fatture elettroniche devono essere prodotte, trasmesse, archiviate e conservate è chiamato XML (eXtensible Markup Language), linguaggio che consente di definire e controllare il significato degli elementi contenuti in un documento, verificando così le informazioni ai fini dei controlli previsti per legge.

Vi sembra una cosa complicata o costosa? Vi assicuriamo che non lo è.

Vista come un’incognita capace di sparigliare le carte sia per i commercialisti sia per gli imprenditori, la fattura elettronica entrerà in vigore, così come previsto dall’ultima Finanziaria 2017, il prossimo primo gennaio anche con lo scopo di abbattere in maniera sensibile l’evasione fiscale, ma in realtà è già obbligatoria verso la Pubblica Amministrazione già dal 2014.

Ascolta l’intervista sull’obbligo di fattura elettronica:

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Fattura Elettronica: possiamo sopravvivere alla sua introduzione obbligatoria?

Stando a quanto si legge sia sui media di informazione generalisti che su quelli specializzati, sembra proprio che non potremo sopravvivere all’avvento della fattura elettronica.

Sembra che il 1 gennaio 2019 sia previsto l’arrivo sul pianeta terra di un asteroide in grado di eliminare selettivamente una intera specie: “l’homo ivatus” o “imprenitor minoris” e, come se non bastasse, Bruce Willis ce lo siamo giocato mentre faceva esplodere un altro asteroide.

Non c’è scampo.

Stando alle informazioni che riceviamo, questa roba elettronica renderà la vita di questa specie così complicata che ne provocherà l’estinzione in pochi mesi.

Peggio della pestilenza del 1630 di manzoniana memoria. Un disastro. Oppure no? Oppure si tratta di qualcosa che porterà benefici?

Già vi sento mentre urlate “Benefici solo per lo Stato ladro!”, oppure “Il problema non è l’evasione! Sono le tasse troppo alte!” o ancora “Questa della fattura elettronica è la solita storia: una nuova tassa occulta per le imprese!”, ma anche “Questo imbecille presuntuoso parla così perché vende piattaforme per la fattura elettronica, vorrei vedere cosa direbbe se facesse bulloni!”.

Beh, è tutto vero, incluso il fatto che io sia presuntuoso, ma questa è un’altra storia.

È verissimo ed incontrovertibile che ci saranno benefici per lo Stato, che peraltro è quello che ci eroga servizi, per esempio l’assistenza sanitaria (invidiata in tutto il mondo).

È vero che ci saranno nuovi costi per le imprese però, cari imprenditori/piccoli professionisti/artigiani/esercenti, prima o poi avreste dovuto iniziare ad usarlo un gestionale, no? Vorrete prima o poi smettere di sentire il Commercialista che vi chiede “Mi hai mandato i documenti?”. Vorrete prima o poi smettere di appuntarvi i numeri della vostra impresa sul retro della ricevuta del taxi o dello scontrino del bar?

Poi è verissimo che faccio (non da solo, né direttamente, peraltro) software che, tra le altre cose, fanno le fatture elettroniche, ma è anche vero che siamo tra i pochi che ne hanno capito fino in fondo le finalità ed il funzionamento. Abbiamo già detto che sono presuntuoso, no?

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Questo è un testo che è semi-serio, più semi che serio ad onor del vero, però dovete consentirmi una brevissima introduzione che è necessaria per capire il contesto.

In altri termini: non potete negarmi un sermoncino socio-economico!

È risaputo che, da quando questo genere di misurazioni vengono diffuse al grande pubblico, l’Italia è costantemente in fondo alle classifiche di alfabetizzazione digitale e utilizzo di nuove tecnologie.

Non si capisce come sia possibile che tra i nostri 59,33 milioni di abitanti ci siano 43,3 milioni di utenti internet, 34 milioni di profili social e 30 milioni di utenti attivi sui social da apparati mobili, eppure a leggere le statistiche siamo un popolo di ignoranti digitali.

Secondo me la questione è molto semplice: non riconosciamo il digitale e l’informatica come strumenti di produttività e le statistiche misurano l’uso del digitale a fini produttivi o per la fruizione di servizi pubblici, non misurano quanto siamo bravi a farci dei selfie e pubblicarli sui social. Problema esclusivamente culturale, quindi. Per il momento, (visto che probabilmente non lo usate) fidatevi, ma utilizzare un gestionale per gestire il vostro ciclo di fatturazione attiva e passiva non è più complicato che fare un post su Facebook.

Questo strano ed incomprensibile problema che abbiamo con il digitale sembra sia alla base della crisi di produttività che ha investito l’apparato produttivo nazionale fin dalla metà degli anni 90, quando, mentre gli altri paesi investivamo massicciamente nelle tecnologie digitali, noi siamo rimasti al palo. A sottolineare questa situazione, nel modo secondo me più chiaro possibile, sono stati due cervelli in fuga: il Prof. Zingales ed il Prof. Pellegrino che da anni insegnano materie economiche negli Stati Uniti. Qui trovate la ricerca completa.

Nell’introduzione della ricerca^{^[1]} i due Prof. dicono: Proviamo a spiegare la ragione per la quale la produttività italiana si sia fermata nella metà degli anni 90. Non abbiamo trovato alcuna prova del fatto che questo rallentamento sia stato causato da dinamiche di mercato o dall’inefficienza dell’apparato governativo italiano, oppure dalle norme che regolano il mercato del lavoro troppo sproporzionate verso la tutela del lavoratore. Piuttosto, i dati suggeriscono che il rallentamento italiano sia stato molto più probabilmente causato dal fallimento delle imprese nel trarre beneficio della rivoluzione digitale. Molte condizioni possono spiegare questo fallimento, ma una delle più importanti è la mancanza di meritocrazia nel selezionare e premiare i manager.

Qui introduciamo un secondo tema: la professionalità e competenza, non solo dei manager, ma della classe imprenditoriale italiana.

In una ricerca del 2006 l’OCSE^{^[2]} sottolineava le difficoltà delle imprese europee che, secondo la ricerca, erano (sono) pesantemente sotto capitalizzate e, come è ovvio che sia, la mancanza di leva finanziaria ne limitava (limita) fortemente la crescita. Le ragioni di questa situazione erano (sono) due: quello che l’OCSE chiama asimmetria informativa e la struttura societaria delle imprese.

Sul secondo punto la questione è abbastanza semplice: mentre alcuni vi dicono che per risparmiare sulle imposte è opportuno fare delle società in accomandita semplice, altri dovrebbero dirvi che con una SAS è virtualmente impossibile aprire il capitale sociale ad investitori esterni, ma anche avessimo fatto delle SRL o delle SPA la struttura organizzativa tipica delle società (di capitali) italiane riconosce ed istituzionalizza la figura del “Titolare”, “el parun”, “u patruni”. È lui, il fondatore dell’impresa, il capo, l’unico decisore supremo, quello con cui nessun investitore esterno vorrebbe avere a che fare. Si, perché a questi pazzi che investono soldi propri in imprese altrui (nel resto del mondo è prassi comune, lo so che questa cosa vi sconvolge, ma fatevene una ragione), piace avere a che fare con una struttura di management. Con uno si parla del prodotto, con uno della finanza, con un’altro dell’informatica e tutta questa gente si controlla reciprocamente e viene controllata da un direttore generale o da un CEO. Proprio così: agli investitori piace vedere ogni cosa al suo posto. Non solo! Gli piace anche investire avendo capito qual’è la direzione industriale, commerciale, finanziaria che una impresa intende prendere. Gli piace vedere numeri proiettati nel futuro, ma l’imprenditore tipico italiano è il miglior tecnico di prodotto che tu possa trovare, ma lascialo stare sugli aspetti finanziari o amministrativi. Per quelli ci sono “la signorina” o il Commercialista. L’imprenditore medio non è in grado di rappresentare finanziariamente la sua impresa^{^[3]}, né è in grado di definirne la direzione e illustrarla ad un investitore. Questa è l’asimmetria informativa: c’è una distanza siderale tra chi fa impresa e chi fa finanza: i primi, non solo parlano una lingua diversa, ma dicono le cose sbagliate, quando addirittura non restano muti.

Beh, ma qual’è il problema? Vado in banca, lì basta la firma di garanzia ed il finanziamento lo ottengo. Lo ottenevi! Adesso con la nuova normativa del settore bancario, sono capaci di chiederti un business plan (se non conoscete questa parola preoccupatevi) anche per un fido di cassa da 5 mila Euro oltre, ovviamente, alla firma di garanzia tua dei tuoi ascendenti fino al secondo grado e dei tuoi discendenti di primo grado.

Insomma, sono riuscito a trasmettervi minimamente quanto sia diventato fondamentale avere analitici, chiari, disponibili e precisi i dati finanziari ed economici della vostra impresa? È chiaro a tutti che l’informatica e l’utilizzo di tecnologie digitali sono l’unico modo di ottenere queste informazioni? Vi rendete conto che per fare una fattura elettronica occorre che utilizziate un sistema informatico? E avete compreso quanto possa essere strategicamente importante a livello socio-economico nazionale, il fatto che milioni di piccoli e piccolissimi imprenditori, professionisti, artigiani, esercenti ecc. ecc. imparino a trattare l’informatica come uno strumento per gestire la propria impresa? Avete presente quanto è comodo avere l’agenda degli appuntamenti sul telefonino? Ora immaginate di avere l’elenco preciso e puntuale degli incassi e pagamenti, la divisione analitica dei costi e dei ricavi, il flusso di cassa proiettato a 6-12 mesi, una situazione economica aggiornata, l’importo della liquidazione IVA in tempo reale, ecc. ecc.

Tanta roba!

Ecco, quando pensate che lo Stato ladro vi sta imponendo la fattura elettronica perché vuole controllarvi, abbandonate questo pensiero negativo e sostituitelo con: “Accidenti! Mi costringono ad evolvermi!”.

Così non suona tanto terribile, no?

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Fatturazione Elettronica: si accettano scommesse sulla scomparsa dei commercialisti

I dati delle fatture e l’Impero del Male

“Il concetto del bene è un punto di vista. I Sith e i Jedi sono simili sotto quasi tutti gli aspetti, inclusa la ricerca di un sempre maggior potere”

L’avete già sentito dire che c’è una nuova corsa all’oro e che l’oro è rappresentato dai dati, no? Si, i dati, quelli personali, quelli di navigazione, quelli degli acquisti, quelli che mettiamo sui social, quelli che passiamo agli store online, ecc. ecc.

Attenzione che tra questi ci sono anche i dati delle fatture.

Avete presente cosa significherebbe conoscere il prezzo medio praticato su un dato mercato di un dato bene? Sapete cosa significherebbe per alcuni soggetti sapere che la fornitura che avete richiesto è una fornitura core, senza la quale la vostra impresa non può produrre i suoi beni e servizi?

Prima dell’introduzione della fattura elettronica, prelevare i dati del corpo della fattura è stata la più classica fatica di Sisisfo: super calcolatori e reti neurali che tentavano invano di fare la cosa più semplice del mondo: leggere un pezzo di carta.

Invece c’è davvero poco di più complicato per una macchina che il dover interpretare, senza uno schema e senza riferimenti, il contenuto di una immagine digitale. Non che non ci abbiano provato! È che il risultato è stato sempre molto scarso ed il costo da sostenere per ottenere questo scarso risultato è stato enorme.

Però vi assicuro, per aver vissuto in prima persona quei momenti, che l’Impero del Male ci ha provato ad ottenere i dati delle vostre fatture.

All’inizio degli anni 2000 più di un istituto bancario aveva già avviato progetti per la fatturazione elettronica. L’idea era quella di utilizzare il “loro EDI” per trasportare i dati delle fatture; era stato definito uno standard di comunicazione in grado di trasportare sia dati fattura che dati pagamento e questo standard girava sul circuito CBI. Era già un XML e si chiamava XCBI. Il progetto era ambizioso e decisamente innovativo e, se fosse partito, probabilmente, molte cose oggi sarebbero diverse. Peccato avesse un vizio d’origine che gli impedì di decollare.

Un impresa italiana a quel tempo aveva, in media, 3 rapporti bancari con 3 diversi istituti ed aderendo al progetto di uno di questi, avrebbe dovuto chiudere gli altri due rapporti. Ok, i fidi? I castelletti anticipo fatture? I RID? Che fine avrebbero fatto?

Il progetto che seguii io aveva l’ardire di gestire 30 Milioni di documenti in un anno, invece arrivò a 30 Mila scarsi.

Al tempo, il dato della fattura era strettamente legato al dato del pagamento, l’obiettivo era abbassare il rischio, perché quei crediti deteriorati che oggi conosciamo come NPL arrivano proprio da quel momento storico. Alle banche non interessava il dato del corpo fattura, perché a quel tempo le banche facevano ancora le banche.

Oggi no, le banche fanno un sacco di altre cose pur di tenere in piedi il business principale (che pare sia ancora quello del credito). Oggi in banca acquisti assicurazioni, prodotti informatici, biglietti per lo stadio e, attenzione, fai anche fatture elettroniche su piattaforme di loro proprietà.

Però, no. Non ha funzionato nemmeno la fattura elettronica obbligatoria verso la Pubblica Amministrazione. Evidentemente le imprese si fidano davvero poco a dare i dati delle proprie fatture alle banche.

E perché? Se dovessi chiedere un anticipo fattura ed costo scendesse dal 4 al 2 percento a condizione che io ed il mio cliente accettiamo di condividere i dati delle fatture? Perché non far sapere alla mia banca che quella fornitura che ho fatto è core per il mio cliente e che quindi c’è un‘alta probabilità che venga pagata?

A ben guardare, degli istituti di credito bisognerebbe fidarsi eccome! Soprattutto se parliamo di sicurezza in senso stretto. I sistemi informatici bancari sono i meno vulnerabili, la banca è vigilata da istituzioni terze, non può fare “cosacce” con i vostri dati. Però, se li terrebbe sicuramente per sé e vi chiederebbe un corrispettivo per accedervi. Avete presente che pagate un canone per il remote banking, pagate una fee per il bancomat ed una per il prelievo, no? Beh, il concetto non è dissimile. Allora, se volete proprio trovare una ragione per non dare agli istituti bancari i dati delle vostre fatture è proprio questa. Probabilmente non “rivenderebbero” i vostri dati a terzi, ma sicuramente tenterebbero di venderli a voi. Insomma, te li raccolgo, te li organizzo, vorrai pur riconoscermi qualcosa, no? Non mi pare scandaloso.

Cosa succederebbe, però, se a centralizzare i dati fossero società informatiche in grado di elaborare grandi quantità di informazioni ed utilizzarle in stile Cambridge Analytica?

(Dunque, detto tra noi, oggi Cambridge Analytica si chiama EMERDATA… quando si dice il karma, eh?)

Che queste società facciano soldi con i vostri dati, non è scandaloso a patto che ve ne restituiscano un pochino, almeno sotto forma di servizio.

Sapete per caso se sta accadendo?

No, non sta accadendo. Non sta accadendo che vi dicano che elaboreranno in forma anonima i dati delle vostre fatture e non sta accadendo che vi diano servizi in cambio di questo.

Su questo punto è particolarmente interessante notare cosa sta accadendo tra il mondo degli intermediari qualificati (i commercialisti) e le software house che producono i loro gestionali. Le software house vogliono che i commercialisti convincano i loro clienti ad utilizzare il loro stesso gestionale o ad utilizzare i loro sistemi per “scaricare” le fatture elettroniche dei loro clienti dall’Agenzia delle Entrate, con la promessa che solo così il mondo sarà un posto migliore. Vogliono anche che sia i commercialisti sia i loro clienti, le remunerino per il servizio di tramitazione fattura elettronica (abbiamo già detto che questo non è, di per sé, sbagliato). I commercialisti, di contro, per la prima volta nella loro storia si ingelosiscono dei propri dati e capiscono cosa significhi vendor lock-in^{^[4]}.

Questa condizione, sta provocando uno stallo che non fa altro che complicare ulteriormente le cose. Sommessamente, ricordo a tutti che non c’è tempo da perdere!

Con lo scopo di agevolare i suoi iscritti, il Consiglio Nazionale dei Dottori Commercialisti ed Esperti Contabili, ha recentemente pubblicato una richiesta per indagine di mercato finalizzata all’individuazione di 5 soggetti da invitare ad una futura gara per lo sviluppo di un sistema per la gestione della fattura elettronica da mettere a disposizione dei commercialisti. Chi parteciperà e chi vincerà questa gara è cosa che scopriremo, quello che invece sappiamo è che, qualsiasi cosa accada, sarà troppo tardi! Avete presente quanto tempo occorre per sviluppare un software? No? Beh, ce ne vuole in maniera proporzionale a quanto vuoi far bene il software.

Per ripararsi dalle influenze dei Sith e dell’Impero Galattico, alcuni sindacati di professionisti ed associazioni datoriali e di commercianti si stanno affidando a software house Jedi e indipendenti.

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Tanti movimenti sulla fattura elettronica, ma visioni limitate

Insomma, i movimenti in atto sono tanti, ma l’impressione che se ne ricava è che siano davvero pochi quelli che stanno investendo sul prodotto e questo, a mio parere, è la prova più preoccupante del fatto che l’opportunità che viene vista dagli operatori non è legata al prodotto, alla rivoluzione digitale da portare nelle imprese ed al suo impatto socio-economico, bensì al dato. Una prospettiva tristemente limitata benché, non faccio fatica a riconoscerlo, molto succulenta dal punto di vista commerciale.

Molti dei sistemi per la gestione della fattura elettronica sembrano, infatti, essere più trappole per dati che sistemi gestionali. Semplici compilatori, nessun utilizzo della tecnologia per beneficiare efficacemente della fattura elettronica.

Per quel che ho imparato in oltre vent’anni di lavoro come consulente e manager informatico di grandi imprese, mortificare limitandolo l’impatto sul processo di business di una qualsiasi procedura informatica non porta troppo lontano. La tecnologia deve essere funzionale al business perché possa portargli un beneficio e se il beneficio non sarà tangibile il suo utilizzo resterà limitato.

Vogliamo forse creare centri servizi che facciano fatture elettroniche per conto di chi non ha tempo o voglia di adeguarsi? Spero proprio di no, sarebbe un vero fallimento

Come software cose specializzata siamo spesso portati a considerare ed analizzare elementi che solitamente vengono sottovalutati o, come in questo caso, sopravvalutati.

I falsi miti attorno la fattura elettronica

Intanto facciamo una premessa: la normativa IVA non è cambiata, le norma civilistiche e tributare che regolano lo scambio di beni e servizi non stanno cambiando, ciò che cambia è il mezzo con cui produrremo e consegneremo le fatture dal 1 gennaio dell’anno prossimo.

Un po’ quello che è successo quando avete cominciato a ricevere delle fatture via email o a scaricarle dal sito del vostro fornitore. All’inizio un florilegio di manleve, discalimer, avvisi…

Non sono io che voglio mandarti la fattura via email, sei tu che me lo chiedi ed io, magnanimamente accetto. Ricordati che hai l’obbligo di stampare la fattura e che se non lo farai, io che te l’ho mandata non c’entro nulla! E via così, liberatorie come se piovessero per inviare e ricevere un fattura in formato PDF via email.

Quanto tempo è che nessuno vi chiede/dice più nulla e semplicemente vi manda la fattura via email? Mesi? Anni?

Anni. Sono anni che ricevete le fatture in pdf via email e che le società che vi mandano la fattura per posta vi fanno pagare mediamente 2,5€ di spese amministrative o di spedizione. Lo fanno anche le banche: se ti scarichi gli estratti conto dall’home-banking è tutto gratis, altrimenti ti addebito il costo per la stampa e la consegna dell’estratto conto cartaceo.

Eppure non è accaduto nulla, proprio nulla. No, proprio nulla no, perché da quando hanno cominciato a mandarvi le fatture in PDF si sono risparmiati globalmente diverse centinaia di miliardi di Euro per stampanti, toner, carta, francobolli, corrieri, personale, ecc. ecc. Il semplice fatto di fare quel click “stampa su PDF e invia” ha cambiato mezzo mondo.

Però non ha cambiato nulla dal punto di vista fiscale o tributario, abbiamo continuato a rispettare (più o meno) le stesse norme che c’erano prima del PDF. L’Amministrazione Finanziaria ha aggiunto qualche chiarimento su come gestire questi PDF riassumibili in: o li stampi o li mandi in conservazione sostitutiva.

Niente di sconvolgente, quindi. Allora perché con questa fattura elettronica il fondo sembra così disconnesso e procedere sembra sempre più difficoltoso?

Questione di approccio. Facciamo un esempio pratico e concreto.

Se oggi riceveste una fattura da un fornitore sconosciuto per una fornitura inesistente, cosa fareste? Immagino che vi attivereste immediatamente contattando lo sconosciuto per i canali informali richiedendo l’emissione di una nota di credito e nulla valendo gli inviti informali arrivereste fino alla Cassazione per tutelare i vostri interessi.

Nel mentre, l’ufficio amministrativo dovrebbe comunque registrare il documento facendo le opportune considerazioni in tema di detraibilità dell’IVA e deducibilità del costo.

Oggi, i detrattori della fattura elettronica, o semplicemente coloro che analizzano la cosa con troppa superficialità, ci raccontano che un caso come quello appena illustrato genererebbe enormi problemi e che ci saranno moltitudini di documenti emessi ad-minchiam erga omnes da parte di non ben identificati farabutti.

A parte non riuscire a comprendere lo scopo di una iniziativa di questo genere (in fondo cosa ottengo dall’emissione di una fattura ad uno sconosciuto? Un debito IVA ed una causa? Boh, magari potrei trovare anche una istituto di credito o un factor compiacente che mi anticipi fatture palesemente false, ma questo avrei potuto farlo anche senza la fattura elettronica), quello che vorrei farvi notare è che non cambia nulla.

Le norme di diritto civile e tributario sono le stesse, gli obblighi che nascono in capo a chi emette e chi riceve la fattura sono i medesimi. Anzi, qualcosa cambia: tutto questo ipotetico flusso di schifezze viene inviato in conoscenza obbligatoria al Fisco ed il Fisco ha un braccio armato molto potente che si chiama Guardia di Finanza. Io non scherzerei col fuoco…

Poi è possibile che qualche geniaccio si inventi una truffa in cui la fattura elettronica riveste un ruolo fondamentale, ma ce ne sono state a migliaia prima della fattura elettronica e ce ne saranno anche dopo.

Non c’è una linea di demarcazione, ommeglio c’è eccome!

La linea di demarcazione dice che dal 1 gennaio 2019, persistendo l’obbligo di registrare qualsiasi documento contabile ricevuto, se ricevo una fattura ad-minchiam non posso semplicemente far finta di niente. Se il mio cliente emette una fattura, io non la registro e nel cervellone dell’Agenzia delle Entrate i due movimenti non si riconciliano, scattano gli allarmi, lo sapevate vero? La fattura ad minchiam devo registrarla ed iniziare tutto il percorso per richiederne lo storno. Dal 1 gennaio 2019 l’Agenzia delle Entrate saprà un minuto prima di me che mi sta arrivando una fattura, non posso scampare alle regole: devo rispettarle.

Quello che per alcuni è un fondo disconnesso, per me è l’esatto contrario.

Il fondo resta sconnesso per chi non si organizza, per chi ignora le regole e per chi vuole fare di testa sua, per gli altri si apre una autostrada a quattro corsie con asfalto drenante e senza tutor.

Proviamo a fare un elenco delle supposte problematiche?

Chiunque potrà inviare fatture ad-minchiam ed io non potrò rifiutarle.

Falso, vedi sopra.

Se mi sbaglio non potrò più fare la fattura 4bis.

Ora, a parte che anche oggi vedere sul registro IVA vendite la fattura 4bis non è proprio il massimo, è possibilissimo risolvere questo genere di problemi con un sezionale IVA ad hoc. Istituisco il sezionale FER – Fatture Emesse in Ritardo oppure il sezionale SC – Schifezze Contabili e numero la fattura emessa con il nuovo sezionale. Peraltro è il consiglio che da anni do a tutti i miei clienti.

Ah, non posso più detrarre l’IVA nella data della fattura.

A meno che non abbiate ricevuto la fattura nella stessa data indicata dal fornitore come data fattura, è così anche oggi. Proviamo a capire quello che succede. Ricevo una fattura data 30 giugno. Oggi ho (penso di avere) la scelta se registrarla in giugno o in luglio in base alle mie necessità. Se devo versare IVA in giugno la registrerò in giugno per abbattere il debito IVA, altrimenti lo farò in luglio. Ecco, non è così e non lo è mai stato: la fattura si registra quando la si riceve, non prima. Per questa ragione ad inizio anno la Agenzia delle Entrate ha chiarito che, o conserviamo la mail con la quale ci hanno mandato la fattura, o conserviamo la busta, oppure ci dotiamo di un sistema di protocollo di ingresso stile Pubblica Amministrazione che certifichi la data di arrivo della fattura. Ora, grazie alla fattura elettronica questi assurdi obblighi finiscono. La data in cui si genera il debito IVA per il fornitore è la data che lui scrive come data documento, la data in cui si genera il credito IVA è la data in cui il Sistema di Interscambio consegna il documento al cliente. Fine dei giochi.

Come faccio con le annotazioni sulle fatture comunitarie?

Tranquilli che le riceverete ancora analogiche. Non sussiste un obbligo per i soggetti esteri (anche comunitari) ad inviare fatture elettroniche alle imprese italiane, così come non ci sarà l’obbligo contrario. Tuttavia… io la fattura elettronica proverei lo stesso a mandarla accordandomi con il mio cliente.

Odddddio! Le autofatture!

Beh? Che problema c’è? Si fa una autofattura elettronica e si riportano i riferimenti del documento principale che l’ha generata. Cosa che oggi avverrà automaticamente perché dovrete dotarvi di un gestionale diverso da Excel (per essere precisi, Excel non è un gestionale).

Non potrò più modificare una fattura emessa!

Verissimo, ma non si potrebbe nemmeno oggi. Domani cosa cambia? Che Agenzia delle Entrate ha il documento originale che deve fare scopa con quello che voi avete spedito in giro ai vostri clienti. Molto meglio evitare di fare modifiche. Come fare se la necessità è reale? Si fa un documento uguale e contrario a quello da cancellare che di fatto lo annulla, tecnicamente si chiama storno. Poi si procede all’emissione di un nuovo documento. Diciamo anche che, finché questo genere di movimenti sono in numero contenuto, va tutto bene. Dovessero essere in numero significativo, potrebbe generare allarmi. Se siete quel tipo di impresa che fa spesso errori o ha clienti che richiedono spesso correzioni, utilizzate delle pre-fatture o degli avvisi, oppure accordatevi per le vie brevi.

Credetemi, potrei andare avanti a lungo semplicemente raccontandovi tutti i comportamenti dei clienti che ho avuto in questi quasi vent’anni di professione, però mi limito a dirvi una sola cosa: per ogni errore, stranezza o esigenza particolare ci sono sempre due tipi di soluzioni: una che vi espone a sanzioni ed una che non lo fa.

Con la fattura elettronica tutte le soluzioni a problemi contabili che espongono a sanzioni non possono essere applicate per definizione. Prima dipendeva dalla competenza dell’amministrativo o del contabile, oggi ci pensa il computerone della SOGEI.

Conservarsi… in salute

Si può parlare del ciclo di vita della fattura elettronica, del perché nasce, ma è solo una la domanda che l’intero mondo dei colletti bianchi si pone: qual è lo scopo ultimo della sua produzione? Perché è necessario redigere, annotare, dattiloscrivere e stilare una fattura e ogni altro genere di documento? Ognuno, a seconda del proprio tipo di lavoro, troverà una motivazione (giustificazione) differente, ma la realtà è che i documenti (e quindi anche le fatture) vengono prodotti, fin dal momento dell’introduzione della scrittura nella vita dell’uomo, con l’unico fine di dare certezza alle relazioni sociali, all’interno dei sistemi giuridici di riferimento e in tutti i contesti di convivenza civile^{^[5]} .

Per raggiungere tali obiettivi è necessario che i documenti siano fatti per essere conservati nel tempo senza subire modifiche. Un tempo più o meno lungo, secondo le necessità e la valutazione del concetto stesso fatta da ogni civiltà nel corso della storia, ma unicamente per perdurare. Il termine ‘conservare’ nella lingua italiana comprende l’idea di custodire un oggetto o un bene al fine di evitarne la perdita e la dispersione, mantenendone il buono stato^{^[6]}.

Il mantenimento riguarda inevitabilmente i contenuti, i modi usati per redigere i documenti e quelli per conservarli, presupponendo la loro immutabilità nel tempo e garantendone la possibilità di leggerli e consultarli in un futuro più o meno lontano.

I documenti e le fatture che produciamo nei nostri uffici odierni non sono troppo diversi da quelli del passato, ad eccezione della facilità con la quale siamo in grado di stampali, duplicarli e “aggiustarli” secondo le nostre esigenze. Come risulta possibile con queste premesse legate alla nostra contemporaneità e ai nostri strumenti tecnologici avere la certezza di far perdurare nel tempo le nostre fatture con le garanzie giuridiche corrette? E vista la mole di documenti che produciamo annualmente, qual è la migliore gestione logistica ed economica per conservale?

La fattura elettronica, come già detto, rappresenta già di per sé, per le sue caratteristiche formali e fisiche, uno strumento efficace per trasmettere e per “conservare” le informazioni di un documento. Per essere realmente efficace e conveniente deve, tuttavia, essere obbligatoriamente (vale a dire per Legge) inserita in un archivio digitale, che permetta di conservarla in modalità informatica.

Si tratta di un passaggio necessario perché se nell’archivio tradizionale esisteva un legame tra contenuto e il supporto (la carta, per intenderci), in quello digitale la conservazione è di tipo logico, intesa quindi come capacità di trasmettere informazioni che potranno essere comprese e utilizzate in futuro, anche in presenza di inevitabili cambiamenti tecnologici. Un sistema che garantisce al documento integrità, che permette di verificarne la provenienza, di reperirlo e consultarlo con facilità.

Prima di pensare a come impostare un sistema di archiviazione sostitutiva è necessario chiarire gli obblighi di conservazione in termini di tempistica. Le linee guida^{^[7]} sulla conservazione dei documenti informatici, pubblicate dall’Agenzia per l’Italia Digitale nel dicembre del 20053, differenziano, per prima cosa, la produzione documentale della pubblica amministrazione, da quella dei privati.

Nel primo caso la conservazione dei documenti rappresenta un dovere, stabilito dalla legge, di chi svolge impegni pubblici a favore della propria Comunità. Quest’ultima, infatti, ha il diritto di conoscere le modalità di gestione pubblica, attraverso la consultazione della documentazione prodotta^{^[8]}.

Nel caso dei privati, per fortuna, il principio generale di conservazione deriva unicamente dalle norme del codice civile relativamente alla tenuta della corrispondenza e delle scritture contabili per la durata di dieci anni dall’ultima registrazione o dal decorrere della cancellazione della società dal registro delle imprese. Questo si traduce sicuramente in un impegno minore, fermo restante l’obbligo di trovare una soluzione efficiente ed efficace.

Possiamo realizzare una conservazione sostitutiva “casalinga”? È possibile, ma le regole sono abbastanza complesse e nella maggior parte dei casi le aziende e i privati non hanno in casa gli strumenti informatici per rispettare le norme. Al termine del ciclo della fattura elettronica attiva, vale a dire quando il Sistema d’Interscambio ci ha confermato, con tre file xml, che il nostro documento è stato inviato, ricevuto e accettato dal Destinatario, è necessario disporre un pacchetto di versamento che contenga i nostri documenti informatici con i metadati associati. Cosa significa? È necessario essere in grado di creare e mantenere un pacchetto informatico che, oltre ai contenuti, possa trasmettere le informazioni sulla conservazione, sull’impacchettamento e sia in grado di descriverci cosa contiene.

Tale pacchetto elettronico, prima di essere inviato nell’archivio informatico, deve essere sigillato con l’apposizione di una firma digitale riconosciuta e una marca temporale. Speravate bastasse salvare i file in un CDRom, in una chiavetta o su un server?

Questo genere di informazioni potrebbe spaventare chiunque, ma non fatevi prendere dal panico…

Potete affidarvi ad un soggetto esterno che sappia come trattare le vostre fatture. Lo Stato, infatti, per agevolare tale impostazione, ha trovato una soluzione efficace, affidando al Sistema d’Interscambio il compito di conservare le vostre fatture elettroniche inviate e ricevute.

Non è meraviglioso? Avete solo un obbligo. Dovete nominare un Responsabile della conservazione. Una persona che si assuma in azienda il ruolo di responsabile del processo e che, eventualmente, potrà delegarlo a un facente funzioni esterno in grado di completare il ciclo. Il dovere non prettamente formale, è legato alla vostra responsabilità di produttori del documento e di legali rappresentanti della ditta.

Fidarsi è bene ma non fidarsi è meglio

Con l’introduzione dell’obbligatorietà della fattura elettronica il tema della conservazione sostitutiva coinvolgerà un numero di aziende decisamente più ampio di quello attuale.

Il primo beneficio che ne deriverà, in parte banale, come visto, riguarderà il risparmio degli spazi fisici e dei costi di stoccaggio (carta e stampa). Il secondo, più significativo, sarà legato ai vantaggi fiscali offerti agli aderenti, che saranno obbligati a comunicare i dati periodici delle proprie fatture – il cosiddetto Spesometro – solo per le fatture prodotte e ricevute nel formato “tradizionale”. La documentazione in formato elettronico, in particolare le fatture e gli altri documenti transitanti per il Sistema d’Interscambio, saranno invece direttamente conservate da Sogei.

In pratica la fattura elettronica perderà l’obbligo di conservazione a carico dei privati e delle imprese, perché se ne farà direttamente carico l’Agenzia delle Entrate. Una grande comodità soprattutto per le piccole e piccolissime imprese.

Tale soluzione, tuttavia, ci pone di fronte a un nuovo quesito: a chi spetterà la responsabilità della conservazione dei documenti affidati a SOGEI? Il silenzio di Agenzia delle Entrate lascia pensare che che questa ricadrà, secondo le opinioni della dottrina dominante (che poi sono quelli che ne sanno), sul produttore della fattura ovvero chi ha emesso documento. Vale la pena interrogarsi, però, su cosa potrebbe avvenire in caso di contesa tra il contribuente e l’autorità. Il primo, infatti, non avrebbe neppure il controllo diretto sui documenti da esibire…

Dal momento che dobbiamo pensare avanti e a ipotesi intergalattiche o più plausibilmente europee, possiamo ipotizzare anche un futuro nel quale non sarà più il Sistema d’Interscambio da solo a gestire lo smistamento delle fatture elettroniche.

L’utilizzo di trasmissione e ricezione di un sistema differente, che applica standard diversi e non ufficialmente abilitato alla conservazione sostitutiva, ci obbligherebbe nuovamente ad assolvere gli obblighi in maniera autonoma e differente.

Se, quindi, il servizio fornito dalla SOGEI si rivela estremamente utile nei casi di piccolissimi artigiani e imprenditori, forse potrebbe non rappresentare la soluzione ideale per le aziende che gestiscono una mole di documentazione elettronica rilevante o per chi è esposto, nella sua attività, a contestazioni da parte dei propri clienti. Queste ultime, infatti, farebbero bene a verificare meglio le proprie responsabilità in merito ai documenti conservati presso l’Agenzia delle Entrate, cercando di tutelarsi il più possibile da spiacevoli incidenti… fiscali

StudioBoost per la Fattura Elettronica

Noi di StudioBoost abbiamo inziato a pensare con largo anticipo rispetto a diversi competitors alla soluzione ideale per le PMI che, a partire da gennaio 2019, dovranno affrontare la ‘rivoluzione’ della fattura elettronica.

Specializzati nell’offrire soluzioni e software per aziende e professionisti, abbiamo sviluppato B2Beasy l’applicazione che accompagna le piccole e medie imprese e i liberi professionisti nell’era della digitalizzazione con rapidità ed efficacia.

Essendo una web app ‘in cloud’, B2Beasy può infatti essere usata ovunque e da qualunque supporto (smartphone, pc e tablet) consentendo quindi a coloro che la scaricano di: inviare e gestire gratis le fatture elettroniche; mettere in sicurezza tutta la tua documentazione, trovarla in un baleno e condividerla, ad esempio con il proprio commercialista; tenere costantemente sotto controllo la finanza aziendale, analizzando l’andamento aziendale.

Abbiamo sviluppato un metodo di lavoro in grado di portare nelle piccole e piccolissime realtà imprenditoriali funzionalità, automazioni ed analisi che finora sono state disponibili solo per le grandi imprese. Grazie al cloud ed al pay per use, abbiamo azzerato gli investimenti e reso accessibili tecnologie innovative anche per le aziende di dimensioni più contenute. Il fatto è che, dal nostro punto di vista, anche le realtà imprenditoriali più piccole possono crescere, e con B2Beasy possiamo aiutarle in un percorso di sviluppo.

Nella nostra visione, che interpretando il provvedimento del passato Governo come un’occasione che, se usata correttamente potrebbe rivelarsi vincente per molte PMI, la fattura elettronica è un contenitore di informazioni immediatamente elaborabili che possono essere usate per far fare al commercialista quello step professionale necessario a dare sostegno alla crescita delle imprese, anche monitorandone gli aspetti finanziari ed aiutandole così ad accedere in maniera più agevole al credito bancario.

Il sistema che abbiamo messo a punto permette di archiviare i documenti su un’unica piattaforma in estrema sicurezza: attraverso il proprio EASYid (ossia lo username dell’utente, ndr) sarà possibile cifrare e consultare, con un semplice click, come in un qualunque motore di ricerca, tutta la documentazione archiviata.

Non solo: B2Beasy rispetta la nuova norma sulla detraibilità IVA grazie al protocollo automatico e conserva nella cassaforte documentale tutti i documenti di identità della azienda che, di volta in volta, l’utente può scegliere di condividere. Infine, il sistema che abbiamo sviluppato è in grado anche di preparare i documenti necessari per accendere un conto corrente o sottoscrivere un contratto con un nuovo fornitore, semplificando e alleggerendo in questo modo i carichi di lavoro dell’imprenditore.

Approfondisci:

StudioBoost per l’Associazione Nazionale Commercialisti

Ha debuttato da qualche tempo la piattaforma ANC per la gestione delle fatture elettroniche e dei documenti di Studio.

In virtù dell’accordo tra l’Associazione Nazionale Commercialisti e StudioBoost, la piattaforma utilizzerà la tecnologia BPOPILOT e consentirà a tutti gli iscritti ANC di gestire in un unico ambiente organizzato l’emissione, la ricezione e l’archiviazione delle fatture elettroniche e di tutti i documenti cartacei dello Studio.

L’accordo, che giunge a pochi giorni dall’entrata in vigore dell’obbligatorietà di fatturazione elettronica per le cessioni di carburante per motori e per le prestazioni rese da subappaltatori nella P.A., avrà una ricaduta su circa 42.000 PMI italiane che, con BPOPILOT potranno affrontare con maggiore tranquillità e senza traumi il passaggio dalla vecchia rendicontazione analogica a quella prevista dall’ultima Finanziaria 2018.

Approfondisci:

Note:

^{^[1]} DIAGNOSING THE ITALIAN DISEASE Bruno Pellegrino University of California Los Angeles and Luigi Zingales University of Chicago, NBER & CEPR September 2014

^{^[2]} OECD (2006), The SME Financing Gap (Vol. I): Theory and Evidence, OECD Publishing, Paris,https://doi.org/10.1787/9789264029415-en.Export options: EndNote, Zotero, BibTeX, RefWorks, Procite, Import into RefWorks, Mendeley

^{^[3]} OECD (2018), Financing SMEs and Entrepreneurs 2018: An OECD Scoreboard, OECD Publishing, Paris, https://doi.org/10.1787/fin_sme_ent-2018-en. Export options: EndNote, Zotero, BibTeX, RefWorks, Procite, Import into RefWorks, Mendeley

^{^[4]} In economia, il vendor lock-in (blocco da fornitore) è il rapporto di dipendenza che si instaura tra un cliente ed un fornitore di beni o servizi, tale che il cliente si trova nella condizione di non poter acquistare analoghi beni o servizi da un fornitore differente senza dover sostenere rilevanti costi e rischi per effettuare questo passaggio[1]. I costi, dovuti a lock-in, che creano barriere all’entrata in un mercato possono comportare azioni antitrust contro chi detiene il monopolio di quel mercato – Fonte: Wikipedia

^{^[5]} La definizione si ritrova nell’Introduzione a: CNIPA, «I Quaderni», a cura di E. Massella e M. Gentilini, Supplemento al n. 9/2006 di «InnovAzione», disponibili in rete all’indirizzo 222.cnipa.gov.it

^{^[6]} Vocabolario Treccani, sub vocem, on line all’indirizzo http://www.treccani.it/vocabolario/conservare/

^{^[7]} Agenzia per l’Italia Digitale, Linee guida sulla conservazione dei documenti informatici, dicembre 2015, disponibile on line all”indirizzo https://www.agid.gov.it/sites/default/files/repository_files/linee_guida/la_conservazione_dei_documenti_informatici_rev_def_.pdf

^{^[8]} Legge 7 agosto 2015, n. 124, art. 7, comma 1, lettera h).