Lo conferma la Corte di Cassazione, per la deduzione dei costi è obbligatorio conservare l’originale della fattura.
Ovvero, per dedurre lecitamente lecitamente un costo ai fini dell'abbattimento del monte imponibile (l'importo su cui si determina il reddito), è necessario avere prova inequivocabile dell'acquisto.
In tema di fatturazione elettronica la questione potrebbe diventare, soprattutto per le imprese più piccole e per i professionisti, particolarmente gravosa.
Quando riceviamo una fattura elettronica, infatti, l'originale è rappresentato esclusivamente dal file XML che è transitato (e quindi è noto) al Sistema di Interscambio di Agenzia delle Entrate. Come possiamo quindi ottemperare a questo obbligo di conservazione dell'originale?
Un file informatico aperto come l'XML, se archiviato come facciamo con tutti gli altri file, potrebbe essere soggetto ad alterazione (anche involontaria), a deterioramento (pensate all'effetto del virus cripto-locker che rende inaccessibili tutti i file che attacca) o a perdita (pensate che accadrebbe se si rompesse il dispositivo sul quale li archiviate).
Per evitare queste eventualità la Legge italiana prevede una procedura codificata per dare valore legale ad un file informatico, rendendolo quindi immodificabile. Questa procedura si chiama Conservazione Sostitutiva ed è obbligatoria per tutti i file che non possono essere materializzati e che sono da conservare per ragioni fiscali o civilistiche.
Esattamente il caso delle fatture elettroniche. Infatti, la Legge non considera il file XML lecitamente conservato se viene "stampato", contemporaneamente deve essere conservato per poter lecitamente provare un costo o un ricavo.
Chiunque dotato della opportuna infrastruttura organizzativa, hardware e software può gestire tale procedura. Tuttavia, l'infrastruttura necessaria non è a disposizione di tutti a causa dei costi elevati e delle professionalità necessarie a gestire questo processo: i laureati in archivistica, sono decisamente pochi.
Tra gli impegni che il Governo Italiano ha assunto con l'Unione Europea nella richiesta di poter attivare la fatturazione elettronica, c'è quello di offrire questo tipo di servizio, la conservazione sostitutiva, gratuitamente; in effetti, il Sistema di Interscambio mette a disposizione gratuitamente questo servizio a chiunque ne faccia richiesta.
Molti considerano che tale servizio abbia qualche limite. Vediamo i più importanti.
A) Il servizio va attivato personalmente (non quindi attraverso l'intermediario, es. commercialista) su richiesta del contribuente sul sito della Agenzia delle Entrate. Ciò significa che il contribuente deve, prima ancora di poter attivare il servizio, richiedere il PIN per l'accesso al sito dell'Ag.Entrate. Tale procedura è lenta, laboriosa e richiede dati (es. il giro d'affari degli anni precedenti, la registrazione allo SPiD, la CNS) che raramente abbiamo a portata di mano.
B) Attivando il servizio di conservazione sostitutiva di Agenzia delle Entrata, l'imprenditore o il professionista restano unici responsabili del servizio. Ciò implica che, in caso di problemi nella conservazione (es. un file corrotto, perdita di dati, o ritardi causati da problemi hardware o software dell'Agenzia), il contribuente non potrebbe portare a giustificazione di una eventuale sanzione per errata conservazione, l'errore del conservatore. Sul punto sono stati pubblicati molti articoli, ne segnalo qui uno sul Sole 24 Ore.
C) Nel momento in cui tutti gli originali dei documenti sono già nelle mani della Agenzia delle Entrate, questi potranno lecitamente avviare accertamenti "inaudita altera parte", ovvero senza dover richiedere la collaborazione dell'imprenditore. Lo dice una recente circolare di Ag. Entrate.
Affidarsi a conservatori terzi, quindi, sebbene potrebbe avere un costo, produce una serie di vantaggi.
La Conservazione Sostitutiva di StudioBoost, in particolare, oltre ad eliminare tutti i limiti di quella di Agenzia delle Entrate:
A) è l'unica che propone un DPA (Data processing Agreement, accordo sul trattamento dei dati) che crea un vincolo assoluto di segretezza sui dati della fattura;
B) offre una ampia copertura assicurativa per l'eventualità di danni alla infrastruttura;
C) è completamente integrata nel software di fatturazione ed è completamente automatica;
D) delega la responsabilità del servizio di conservazione a StudioBoost che la esercita per mezzo di Diplomati alla Scuola di Archivistica;
E) ha un costo di solo 6€ + IVA al mese ed include 10 anni di conservazione!
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