La conservazione sostitutiva regolamentata dalla legge italiana riconosce la validità legale dei documenti elettronici, equiparandoli a quelli cartacei e permettendo ad aziende e amministrazioni pubbliche di risparmiare i costi di stampa, stoccaggio e archiviazione. Per rispettare gli standard imposti dalla legge non è sufficiente registrare la documentazione su un qualsiasi supporto elettronico, ma tale raccolta deve essere organizzata in pacchetti elettronici che, dopo l'apposizione di una firma digitale riconosciuta e di una marca temporale, potranno confluire nell'archivio, garantendo l'autenticità al documento e impedendo qualsiasi ulteriore modifica.
Con l'introduzione dell'obbligatorietà della fattura elettronica anche tra privati - comunemente denominata B2B - il tema della conservazione sostitutiva coinvolgerà un numero di aziende decisamente più ampio rispetto all'attuale.
Il primo beneficio che ne deriverà, in parte banale, riguarderà il risparmio degli spazi fisici necessari a contenere un archivio corrente cartaceo.
Il secondo, più significativo, sarà legato ai vantaggi fiscali offerti agli aderenti, che saranno obbligati a comunicare i dati periodici delle proprie fatture - il cosiddetto Spesometro - solo per i documenti prodotti e ricevuti nei formati "tradizionali", cartaceo o negli altri attualmente in uso.
La documentazione in formato elettronico, in particolare quella transitante per il Sistema d'Interscambio, sarà invece direttamente conservata da Sogei, l'organo dell'Agenzia dell'Entrate che lo gestisce.
In pratica, come previsto dal decreto ministeriale del 17 giugno 2014, ribadito direttamente dall'Agenzia dell'Entrate e dal codice dell'amministrazione digitale con il decreto legislativo 179/2016, qualora il documento informatico passasse per il Sistema d'Intercambio, cesserà l'obbligo di conservazione a carico dei cittadini e delle imprese.
Va precisato, tuttavia, che quanto espresso da tali decreti si scontra, in primo luogo, con l'obbligo civilistico per le imprese di archiviare tutti i documenti fiscali e contabili.
Si pone, inoltre, un ulteriore aspetto da non trascurare. A chi spetterà la responsabilità della documentazione conservata direttamente da Sogei? Dal silenzio che emerge dalla normativa sembra abbastanza evidente che tale accortezza ricadrà sul titolare, ma con quale tutela? In caso, infatti, di contenzioso con l'autorità, il contribuente potrebbe non avere l'accesso diretto alle proprie carte...
E se si bloccasse SDI ed avessi bisogno di depositare un documento in Tribunale rispettando un termine perentorio?
Il sistema di conservazione sostitutiva fornito gratuitamente da Sogei potrà, dunque, risultare utile per piccoli artigiani e professionisti, ma chiunque stia valutando tale scelta dovrebbe approfondire meglio le proprie responsabilità in merito ai documenti archiviati e soprattutto quelle dell'Agenzia delle Entrate.
A margine di queste considerazioni risulta significativa anche una riflessione sul ruolo assunto dall'archivio per il privato.
Per esperienza personale conosco la posizione che aziende e persone hanno rispetto alla propria raccolta documentale. Generalmente si dividono in due grandi categorie: quelli che ritengono indispensabile ogni minuscola carta compresa nel proprio complesso e chi, invece, non vede l'ora di eliminare tutto, ritenendolo inutile.
Se i primi talvolta eccedono con questa pratica, i secondi sono decisamente più numerosi e rappresentano per il futuro un rischio, poiché non considerano l'archivio come un bene dal valore culturale.
La qualificazione di una raccolta di fondi non è un valore aggiunto solo per le principali aziende di grandi dimensioni, che già da tempo hanno provveduto ad organizzare la trasmissione dei propri documenti ai posteri, ma andrebbe affrontata anche dai più piccoli, progettando una gestione che garantisca lungimiranza alla conservazione. In un momento storico nel quale l'impegno civile viene anelato da tanti, la valutazione del soggetto terzo al quale affidare i propri documenti dovrebbe essere fatta considerando anche il livello di garanzia assicurata rispetto a tale aspetto, con la consapevolezza da parte del privato di possedere un patrimonio per il futuro.
Importante per se stessi, fondamentale per la comunità futura.
