Sotèria – Gestire un Pacchetto di Archiviazione

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Selezionando il tasto “Archiviazione” dal menù principale di Sotèria, l’Utente potrà procedere alla visualizzazione dei pacchetti archiviati e al caricamento di nuovi pacchetti e documenti da archiviare.

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Visualizzare, modificare ed eliminare un pacchetto di conservazione

 

Una volta aperto l’Archivio, l’Utente potrà vedere i pacchetti di conservazione inseriti e visibili all’interno del campo “Pacchetti“. I campi descrittivi mostreranno se si tratta di un Pacchetto chiuso (tasto_1) o ancora aperto (tasto_2), il suo “Stato“, il “Nome” del pacchetto, la data di creazione sotto la voce “Creato il” e la tipologia di documento contenuta sotto la voce “Tipo documento“.

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L’indicazione del lucchetto aperto (tasto_2) accanto allo Stato del pacchetto mostra che il pacchetto non è stato chiuso, firmato e inviato in conservazione sostitutiva, mentre il lucchetto chiuso(tasto_1), al contrario, mostra che il pacchetto è già stato chiuso, inviato e archiviato.

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Lo “Stato” del pacchetto mostrerà tre stati dei documenti inseriti all’interno del pacchetto:

Simb_1indicherà che sono presenti nel pacchetto documenti NON indicizzati (NON è possibile procedere con la chiusura del pacchetto e con l’invio per la conservazione sostitutiva);

Simb_2mostrerà che sono presenti nei pacchetto documenti PARZIALMENTE indicizzati nelle loro parti essenziali (è possibile procedere con la chiusura del pacchetto e con l’invio in conservazione sostitutiva);

Simb_3illustrerà che tutti i documenti presenti nel pacchetto sono INTERAMENTE indicizzati (è possibile procedere con la chiusura del pacchetto e con l’invio in conservazione sostitutiva).

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Il campo “Nome” mostrerà il nome usato dall’Utente per nominare il pacchetto. In caso di pacchetto ancora aperto, l’Utente potrà procedere alla sua modifica, selezionando due volte sopra il nome assegnato. Terminata la digitazione del nuovo titolo, l’Utente potrà procedere al salvataggio dei dati inseriti, selezionando il tasto “Update“, oppure al ripristino del nome originale, selezionando il tasto “Cancel“.

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Il campo “Creato il” verrà assegnato in automatico dal sistema e indicherà la data di creazione del pacchetto di conservazione sostitutiva.

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Il campo “Tipo documento” indicherà la tipologia di documenti caricata nel pacchetto di conservazione. In caso di pacchetto ancora aperto, l’Utente potrà procedere alla sua modifica, selezionando due volte sopra il “Tipo documento” assegnato. Terminata la selezione della nuova tipologia, all’interno di quelle proposte in automatico dal sistema e assegnate al cliente, l’Utente potrà procedere al salvataggio dei dati inseriti, selezionando il tasto “Update“, oppure al ripristino della tipologia originale, selezionando il tasto “Cancel“.

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La selezione del tasto Tasto_7posto accanto al “Tipo documento”, posto nel fondo destro della riga descrittiva del pacchetto, permetterà all’Utente di effettuarne la chiusura per l‘invio in conservazione sostitutiva.

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Se lo “Stato” del pacchetto non permetterà la sua archiviazione (Simb_1), il sistema invierà in automatico un messaggio che inviterà l’Utente ad effettuare un controllo.

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In caso il pacchetto risultasse già chiuso, il sistema invierà un messaggio di avvenuta chiusura del pacchetto.

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Nel caso, infine, il pacchetto presentasse le condizioni ideali per la chiusura, il sistema invierà all’Utente un messaggio con il quale chiedere di confermare l’operazione richiesta.

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Selezionando il tasto tasto_8l’Utente potrà procedere all’eliminazione del pacchetto non ancora chiuso.

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In caso l’Utente cercasse di eliminare un pacchetto già inviato in conservazione sostitutiva, il sistema in automatico invierà un avviso di errore, spiegando l’impossibilità di eseguire l’operazione.

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In caso, invece, il pacchetto non risultasse ancora archiviato, il sistema in automatico mostrerà all’Utente un messaggio di conferma dell’operazione richiesta.

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Inserire un nuovo pacchetto di archiviazione

 

Per procedere con l’inserimento di un nuovo pacchetto di archiviazione l’Utente potrà selezionare il tasto “Aggiungi” posto nel margine inferiore della sezione “Pacchetti” della maschera “Archiviazione“.

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Il sistema, in automatico, aggiungerà una nuova riga nella sezione “Pacchetti” sulla quale, selezionando due volte, l’Utente potrà procedere ad inserire il “Nome” del pacchetto e selezionare il “Tipo documento” contenuto nel pacchetto. Per salvare le modifiche apportate, l’Utente potrà procedere a salvare i nuovi dati selezionando il tasto “Update“, mentre con il tasto “Cancel” ripristinerà i campi vuoti.

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