Sotèria – Gestire un Documento da Archiviare

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Selezionando il tasto “Archiviazione” dal menù principale di Sotèria, l’Utente potrà procedere alla visualizzazione dei pacchetti archiviati e al caricamento di nuovi pacchetti e documenti da archiviare.

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Visualizzare, modificare ed eliminare un documento archiviato

 

Selezionando uno dei pacchetti creati, l’Utente potrà procedere alla visualizzazione di tutti i documenti caricati al suo interno, nella sezione della maschera inferiore sinistra denominata “Documenti“.

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L’Utente potrà procedere alla ricerca del documento di suo interesse modificando l’ordine alfabetico del “Nome” del documento o procedendo alla ricerca manuale, sfogliando le pagine con le frecce poste sul fondo della sezione.

 

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Il tasto Tasto_5posto accanto allo “Stato” del documento permetterà all’Utente di effettuarne il download, mentre il tastoTasto_4, di visualizzarne l’anteprima. Selezionando direttamente la riga del documento di interesse, l’Utente potrà procedere alla visualizzazione degli attributi del documento, specifici per ogni tipologia di documento caricato e consultabili nella sezione “Attributi“, posta nella sezione inferiore destra della maschera.

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Lo “Stato” del documento posto accanto al “Nome” dello stesso permetterà all’Utente di chiarire il numero di attributi inseriti per ogni documento:

Simb_1indicherà che il documento non è stato indicizzato nelle sue parti obbligatorie (NON può essere inviato in conservazione sostitutiva);

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Simb_2mostrerà che il documento non è stato indicizzato in tutte le sue parti, ma solo in quelle obbligatorie (il documento PUO’ essere inviato in conservazione sostitutiva);

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Simb_3illustrerà che il documento è stato indicizzato in tutte le sue parti, anche in quelle facoltative (il documento PUO’ essere inviato in conservazione sostitutiva).

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Il tastotasto_8, infine, posto accanto al “Nome” del documento NON ancora inviato in conservazione sostitutiva, permetterà all’Utente di eliminare il documento caricato dal pacchetto.

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Selezionando il tasto, il sistema, attraverso un messaggio automatico, chiederà all’utente di confermare l’operazione richiesta.

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Inserire un nuovo documento

 

Per procedere con l’inserimento di un nuovo documento da archiviare, l’Utente potrà selezionare il tasto “Aggiungi” posto nel margine inferiore destro della sezione “Documenti” della maschera “Archiviazione“.

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Se i file selezionati NON sono quelli di suo interesse, l’Utente potrà procedere all’eliminazione di TUTTI i documenti da caricare, selezionando il tasto posto sul margine inferiore della maschera “Rimuovi tutti“. Se i file da eliminare sono solo una parte di quelli scelti, l’Utente potrà procedere selezionando quelli da scartare accanto al “Nome file” e selezionando il tasto posto sul margine inferiore della maschera “Rimuovi selezionati“.

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Selezionati il documento o i documenti di proprio interesse, l’Utente procederà a caricarlo/i sul portale, attraverso la selezione del tasto “Carica“, posto sul margine inferiore della maschera.

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Al termine dell’operazione il sistema in automatico mostrerà un messaggio di avvenuto caricamento.

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Chiudendo la maschera, l’Utente potrà direttamente vedere i documenti caricati all’interno del pacchetto. Lo stato del Pacchetto e dei Documenti risulterà Simb_1, poiché il materiale caricato non presenta nessun attributo indicizzato.

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Per procedere con l’indicizzazione, l’Utente potrà selezionare il documento da indicizzare sulla sezione di sinistra “Documenti“, inserendo gli attributi in quella di destra, nominata “Attributi“, salvando i nuovi dati con la selezione del tasto “Salva“, posto sul margine inferiore destro della maschera.

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Se l’utente NON dovesse compilare tutti gli attributi ritenuti obbligatori dal sistema, dopo il salvataggio lo stato del documento nella sezione “Documenti” continuerà ad essereSimb_1 e la maschera degli “Attributi” evidenzierà in rosso le caselle necessarie per la conservazione.

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