BPOPilot – Registrazione di documenti

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Selezionando dal menù principale di BPOPilot, posto sul margine sinistro della pagina la voce “Coda“, l’Utente potrà classificare i documenti inviati, registrarli, sospenderli e procedere con la soluzione dei sospesi.

Per selezionare l’azienda di proprio interesse, l’Utente potrà digitarne il nome nel campo “Cambia azienda”, posto sul margine superiore sinistro della pagina, e selezionare il tasto “Reset“.

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Nella colonna “Classificazione” l’Utente visionerà i documenti non classificati dal sistema in automatico; in quella denominata “Registrazione“, quelli classificati dal sistema e pronti per la registrazione e nella colonna “Sospesi“, quelli per i quali è stata mandata la segnalazione dal o al Centro Servizi per dubbi o errori.

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Classificare un documento

 

Per classificare di un documento non riconosciuto in automatico dal sistema, l’Utente potrà procedere digitando il numero di protocollo, il nome dell’Azienda e la data del documento direttamente nel campo “Cerca” della colonna.

Individuato il documento di proprio interesse, l’Utente potrà accedere al documento selezionando il tasto tasto_9 posto accanto al numero di protocollo.

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L’Utente potrà procedere a cambiare l’Azienda di riferimento, a selezionare il tipo di documento, ad Aprire il file in originale e a sospendere il documento in caso di errore di caricamento.

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Registrare un documento

 

Per registrare un documento riconosciuto in automatico dal sistema, l’Utente potrà procedere digitando i campi selezionati dal tasto Tasto_8 e digitandone i dati direttamente nel campo “Cerca” della colonna della “Registrazione“.

Individuato il documento di proprio interesse, l’Utente potrà accedervi selezionando il tasto tasto_9 posto accanto al numero di protocollo.

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Nel caso il sistema riesca ad individuare tutti i campi del documento, questi compariranno in automatico, permettendo all’Utente di controllare che la lettura sia stata corretta e permettendogli, eventualmente, di procedere con le opportune correzioni.

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Ne caso il fornitore/ cliente dell’Azienda non venga riconosciuto completamente in automatico dal sistema, quest’ultimo presenterà suggerimenti attraverso il tasto Tasto_7 che l’utente potrà verificare e, se corretti, selezionare per l’inserimento, procedendo con il completamento manuale dei dati mancanti.

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Per indicare i dati del fornitore/cliente mancante, l’utente potrà selezionare il tasto “Add” e completarne i riferimenti nella tabella, salvandoli con il tasto “Aggiungi”, posto nel margine inferiore destro della maschera.

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In caso di errore di assegnazione del documento, l’Utente potrà modificarne la tipologia selezionando il tipo di documento nella sezione posta sul margine laterale destro della pagina e indicando quella corretta selezionandola dalla maschera proposta.

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In caso di difficoltà di lettura del documento, l’Utente potrà procedere ad aprile il file originale selezionando, nella sezione posta sul margine laterale destro della pagina, il tasto “Apri file ORIGINALE“; in caso di errore materiale sul documento l’Utente potrà procedere alla Sospensione della registrazione selezionando, nella medesima sezione, il tasto “Sospendi” e inviandone la segnalazione al Centro Servizi. Se, infine, tutte le parti della testata del documento risulteranno registrate correttamente, l’Utente potrà procedere alla registrazione dei conti, selezionando il tasto “Prosegui“.

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In caso di riconoscimento da parte del sistema dei conti generalmente inseriti per il fornitore/cliente indicato, l’Utente troverà la riga di conto posta lungo il margine superiore del documento con le indicazioni relative da terminare di completare ed eventualmente modificare nelle sue parti, inserendo nuove righe con il tasto “Inserisci riga“, posto lungo il margine superiore sinistro della tabella, o cancellandole con il tasto Tasto_6 . Terminata la quadratura, l’Utente potrà procedere con la registrazione selezionando il tasto “Registra documento“, posto sul margine superiore sinistro della tabella.

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Visionare un documento in sospeso

 

Per visionare un documento in sospeso, l’Utente potrà procedere digitando i campi selezionati dal tasto Tasto_8 e digitandone i dati direttamente nel campo “Cerca” della colonna dei “Sospesi“. I simboli  Simbolo_2 e Simbolo_3 posti accanto alla Denominazione dell’Azienda permetteranno all’Utente di individuare, rispettivamente, i ticket ancora Aperti e quelli Chiusi e Risolti.

Individuato il documento di proprio interesse, l’Utente potrà accedervi selezionando il tastotasto_9 posto accanto al numero di protocollo. L’utente potrà visionare direttamente il tipo di errore segnalato, selezionando il tasto “Ticket presente!” che permetterà la visione dello Storico del Ticket, permettendo, eventualmente, l’apertura del dettaglio, selezionando il tasto “Apri ticket in dettaglio.

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L’utente potrà visionare direttamente il tipo di errore segnalato selezionando il tasto “Ticket presente!“, che permetterà la visione dello Storico ed, eventualmente, l’apertura del dettaglio, selezionando il tasto “Apri ticket in dettaglio“.

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