In principio fu lo Small Business Act - COM(2008) n. 394.
Venne poi la Direttiva 2010/45/UE, recante modifica della direttiva 2006/112/CE relativa al sistema comune d’imposta sul valore aggiunto per quanto riguarda le norme in materia di fatturazione e, ancora, il Decreto 3 aprile 2013, n. 55 - Regolamento in materia di emissione, trasmissione e ricevimento della fattura elettronica da applicarsi alle amministrazioni pubbliche ai sensi dell'articolo 1, commi da 209 a 213, della legge 24 dicembre 2007, n. 244. (13G00097) e poi... e poi... e poi... fino ad arrivare alla situazione corrente che estende l'obbligo della fattura elettronica alle imprese della filiera degli appalti pubblici ed alla vendita di petrolio e derivati a partire dal 1 luglio 2018 e a tutti i possessori di partita IVA, a partire dal 1 gennaio 2019.
Tutte informazioni che possono essere facilmente trovate sul sito fatturapa.gov.it, anche meglio organizzate.
La cosa interessante, però, è notare che la peculiare situazione italiana, nella quale è individuato per Legge un soggetto unico responsabile dell'interscambio delle fatture elettroniche, è stata istituita nel lontano 2008 con il Decreto del 07/03/2008 del Min. Economia e Finanze - Individuazione del gestore del sistema di interscambio della fatturazione elettronica nonché delle relative attribuzioni e competenze.
Ciò prova che la road-map verso la fatturazione elettronica e la volontà di centralizzarne nelle mani statali la sua gestione parte da molto lontano e che non abbiamo scuse: lo sapevamo che sarebbe finita così.
Tuttavia, quello che mi preme chiarire in questo articolo, nonostante i rumors che parlano di una ulteriore semplificazione del processo di fatturazione elettronica, è il reale funzionamento della fatturazione elettronica. Vorrei fare capire quanto sia facile, quanto si possa considera una vera invariante rispetto alle attività odierne.
Questo con lo scopo di alleggerire gli animi (molto tesi!) dei vari attori coinvolti in questa piccola rivoluzione, chiarendone gli aspetti tecnici e funzionali.
Fattura Elettronica, cos'è davvero?
Si tratta di una rappresentazione convenzionale dei dati comunemente contenuti in una fattura.
Chi dei lettori ha confidenza con il formato XBLR, con il quale depositiamo i nostri bilanci, può comodamente prenderlo ad esempio.
Si tratta, in pratica, di prendere le informazioni che normalmente scriveremmo su una fattura ed inserirle in una struttura composta da varie sezioni e sotto-sezioni, ognuna delle quali raggruppa dati omogenei. Abbiamo quindi la sezione per inserire i dati dell'emittente (il cedente/prestatore), i dati del destinatario (cessionario/committente), il corpo con i dati beni e servizi, i dati pagamento, ma anche i dati dell'eventuale rappresentante fiscale, ecc. ecc.
Insomma, immaginate un foglio Excel dove dovete riempire dei campi in maniera obbligatoria e altri dati opzionali. Avete, infatti, un numero esagerato di campi non obbligatori, nei quali potrete indicare altri dati quali: la competenza contabile del documento, un numero di contratto, ecc. Non solo, a questa rappresentazione convenzionale è possibile allegare altri documenti come, ad esempio, uno o più DDT.
Questa rappresentazione è definita in uno schema XML , quello utilizzato dai vari software di compilazione per "capire" dove mettere o leggere una determinata informazione e dal Sistema di Interscambio per capire se la vostra fattura elettronica è formalmente e sostanzialmente corretta. Sappiate che SDI è in grado di evitarvi di inviare una fattura ad un cliente con un calcolo errato o con una numerazione non progressiva, oppure con una scadenza nel passato, ma non può (ovviamente) entrare nel merito del documento e nel rapporto che lo ha generato.
Come produco una fattura elettronica?
Se siete dotati di un software gestionale o di un sistema ERP aggiornato sarà questo a preoccuparsi di "stampare" (perdonate la semplificazione) la fattura nel formato corretto. In una situazione di normalità (dove è la nostra software house che si preoccupa di aggiornare il gestionale) continuerete a fare esattamente ciò che avete fatto sino a ieri.
Se non siete dotati di un software gestionale ed utilizzate moduli cartacei o software non specificamente pensati per emettere fatture, dovete dotarvene. Oppure potete affidarvi ad una pletora di software open source (a volte prodotti da alcune Pubbliche Amministrazioni) che vi consentono di "stampare" la fattura nel formato corretto. Anche noi abbiamo reso gratuito il software per l'emissione delle fatture elettroniche. Pensiamo sia un atto doveroso, ma questa è un'altra storia.
Come invio una fattura elettronica?
Per ricevere la fattura elettronica il vostro cliente dovrà darvi un dato aggiuntivo a sua scelta tra: indirizzo PEC e codice destinatario (se inviate ad una PA, il codice destinatario si chiamerà Codice Univoco Ufficio). Tutti possono ottenere un codice destinatario chiedendolo al SDI via web, ma la procedura è farraginosa, richiede competenze tecniche ed è conveniente solo se il numero di fatture scambiate (inviate e ricevute) è davvero consistente.
La procedura manuale è tutt'altro che complicata: si tratta di inviare una PEC al SDI che contenga in allegato la fattura . La firma digitale non è necessaria. Quindi, si prende il file stampato dal gestionale, si collega la smart card e si firma il file. In ultimo, lo si allega ad una PEC e lo si invia al SDI. Dopo poco, SDI ci risponderà con un messaggio con cui ci dice se ha accettato il documento o se questo conteneva errori (in questo caso devo correggerlo e ri-mandarlo). Il vostro cliente riceverà il documento sulla PEC che vi ha dato o sul sistema informatico collegato al codice destinatario che vi avrà dato in alternativa all'indirizzo PEC.
Come ricevo una fattura elettronica?
Via PEC. Oltre l'80% delle partite IVA riceverà le fatture elettroniche via PEC. Tutti gli atri si doteranno di un codice destinatario che gli recapiterà le fatture direttamente sui sistemi aziendali, oppure si affiderà ad un intermediario ed utilizzerà il codice destinatario di questo per ricevere le fatture (verosimilmente) su un portale web. Coloro i quali emetteranno le fatture con i nostri sistemi le riceveranno e le spediranno gratuitamente.
Come leggo una fattura elettronica?
Imparare una nuova lingua apre la mente. Imparerete una nuova lingua.
Scherzi a parte, se il vostro gestionale sarà in grado di importare le fatture elettroniche ricevute non dovrete leggerle, ve le ritroverete direttamente in contabilità, in attesa che aggiungiate il conto di costo ed i dati sulla detraibilità dell'IVA (questi restano elementi soggettivi che la fattura elettronica non contiene, per il momento...). Atteso che questo non accadrà nella maggior parte dei casi (micro imprese, professionisti, esercenti, artigiani, ecc.), lo stesso software open source che vi ha permesso di emettere la fattura elettronica vi permetterà di renderla leggibile e comprensibile. Il nostro software gratuito produce, per ogni fattura ricevuta, un PDF di cortesia che la rende leggibile e comprensibile.
Devo fare qualche altro adempimento dopo aver emesso la fattura elettronica?
Beh, no! Proprio per il fatto che avete scelto (o perchè vi hanno obbligati) la fattura elettronica eviterete di inviare lo spesometro e i dati fatture e le liquidazioni IVA. Va detto, però, che già oggi siamo obbligati a conservare le fatture elettroniche secondo le modalità previste per i documenti informatici. In pratica dobbiamo sottoporli alla procedura di conservazione sostitutiva. C'è un però: l'SDI dichiara che lo farà per conto nostro gratuitamente. Ci sono ragioni di opportunità, che vi spiegheremo, per cui questa conservazione da parte di SDI può essere accettata solo da organizzazioni molto piccole; tuttavia si tratta di un servizio gratuito. La scelta di fare la sostitutiva delle fatture elettroniche in casa o delegarla a soggetti diversi da SDI va riflettuta a fondo, soprattutto in relazione ai costi/benefici. In casa StudioBoost è un servizio che costa 6€/mese.
Quanto mi costa fare una fattura elettronica?
Niente più di quello che vi costava emettere una fattura normale, se avete già un gestionale. Se non avete un gestionale vi costerà in maniera proporzionale alla vostra capacità di scegliere uno strumento adeguato alle vostre esigenze. L'unico vero costo potreste sostenerlo se decideste di non appoggiarvi alla sostitutiva di SDI. Si parte da gratis e si arriva fino a 25€ per singola fattura. Il nostro software è gratuito, lo dico giusto come promemoria :-)
Sono un esercente, ho una pompa di benzina, come faccio ad adeguarmi?
Per rispondere faccio molto prima a mostrarvi questo video.
