Le fatture sono dei documenti obbligatori che contengono tutti i dati fiscali legati alla vendita di un bene o alla prestazione di un servizio. È importante conoscere chi è tenuto ad emetterle e come farle.
Le fatture sono fondamentali per chi vende un bene o eroga un servizio perché sono documenti che riconoscono il diritto di ottenere dall’acquirente o dal beneficiario il denaro pattuito o corrispondente al lavoro svolto.
Come emettere le fatture
Quando si apre una nuova attività è naturale avere dei dubbi su quando e come fare una fattura. Ci sono diversi modi per emettere una fattura. Il modo più tradizionale è utilizzando i programmi Word o Excel. Questi sistemi, però, non sono indicati per tutti perché rischiano di non essere adeguati alle esigenze fiscali della propria azienda. È più sicuro utilizzare un programma di fatturazione che permette di realizzare una fattura rispettando gli obblighi di legge. FatturHello può essere un’alternativa poiché permette anche ai nuovi imprenditori di emettere una fattura in modo semplice e intuitivo.
Quando si emette una fattura
Le fatture possono essere emesse in momenti diversi a seconda del tipo di attività.
In caso di acquisto di un bene, la fattura va emessa generalmente al momento della ricezione del pagamento (fattura immediata).
In caso, invece, di un contratto per un servizio ricorrente, di solito la fattura va emessa periodicamente indicando la data nella quale ci si è accordati per ricevere il pagamento relativo al periodo indicato dalla fattura (fattura ricorrente).
In caso, infine, di consegne di beni avvenute in momenti differenti del mese, la fattura può essere emessa entro il mese successivo (fattura differita).
Chi sono i destinatari di una fattura
A seconda di chi ha acquistato il bene o il servizio la fattura potrà essere destinata a un privato cittadino o una persona esente da partita iva (Fattura B2C –vendita al dettaglio) oppure a un’azienda personale o composta da più soci (Fattura B2B – vendita interaziendale). In questo caso la vendita o erogazione del servizio potrebbe essere destinata, sia a un’impresa soggetta a IVA, sia a un’entità legale esente.
Sia nel caso di fattura B2C, che in quello di fattura B2B la transazione può essere avvenuta anche a distanza tra un’azienda soggetta a IVA in un paese della Comunità Europea e un privato cittadino o un’impresa presente in un Paese differente. I singoli Paesi possono richiedere che venga emessa una fattura per servizi prestati entro i confini nazionali o in un altro Paese europeo, oppure se il fornitore ha particolari accordi di fornitura del servizio.
Per altre transazioni esenti IVA, i singoli Paesi possono decidere di non emettere fatture nel caso in cui il servizio venga prestato entro i confini nazionali.
Quali dati deve contenere una fattura
Gli elementi obbligatori di una fattura variano a seconda della tipologia. Esiste, infatti, la possibilità di emettere due diversi tipi di fattura. Una, definita fattura semplificata, può essere emessa solo da aziende e professionisti che effettuano transazioni inferiori ai 400 euro e che contiene solo alcuni elementi obbligatori. La tipologia di fattura più diffusa è detta fattura completa e deve contenere una serie di dati obbligatori ai quali possono essere aggiunti altri dati essenziali solo per alcune tipologie di imprese.
Quali dati deve contenere una fattura semplificata
Gli elementi che devono essere sempre presenti in una fattura semplificata sono:
- la data di emissione
- il numero progressivo del documento che lo identifica
- I dati del fornitore (numero partita Iva, denominazione o ragione sociale, dati anagrafici)
- Codice fiscale o partita iva del cliente
- Breve descrizione del bene venduto o del servizio erogato
- L’ammontare totale del costo dell’operazione e l’aliquota iva applicata
- In caso di nota di credito o di debito il riferimento della fattura originale da modificare.
Quali dati deve contenere una fattura completa
Una fattura completa deve obbligatoriamente contenere questi dati:
- La data di emissione
- Il numero progressivo del documento che lo identifica
- I dati del fornitore (numero partita Iva, numero codice fiscale, denominazione o ragione sociale, dati anagrafici)
- I dati del cliente (numero partita Iva, numero codice fiscale, denominazione o ragione sociale, dati anagrafici, codice destinatario)
- Breve descrizione del bene venduto o del servizio erogato
- Data della transazione o del pagamento (se non corrisponde alla data di emissione della fattura)
- Il prezzo unitario del bene o del servizio escluse imposte, sconti o maggiorazioni e la quantità acquistata
- L’ammontare IVA da pagare e l’aliquota IVA applicata
- Il totale da pagare con aliquota ed eventuali esenzioni
A seconda dell’impresa la fattura completa può contenere altri elementi non obbligatori tra i quali:
- La tipologia di regima IVA applicato
- L’applicazione di ritenute, casse, Enasarco o Rivalse INPS da inserire in fattura
- L’applicazione della marca da bollo virtuale per le prestazioni che lo richiedono
- Il riferimento a ordini, convenzioni o fatture collegate
- Il riferimento alla normativa relativa all’esenzione nei casi di fattura esente IVA
- L’inversione contabile (reverse charge) nel caso di determinate tipologie di prestazioni, come pulizie o interventi di manutenzione, verso clienti soggetti a tassazione
- L’indicazione dei Documenti di Trasporto nei casi di fatturazione differita e consegna avvenuta con mezzi di trasporto propri all’interno di Paesi appartenenti alla Comunità europea.
- Il periodo di riferimento della prestazione indicata nella fattura
- La tipologia di pagamento
